La mise en œuvre d’un bon système de reporting

Le reporting est un outil de Business Intelligence qui sert de moyen de collecte, de traitement, de stockage et de présentation d'informations au sein d'une entreprise. La création de reporting réduit la complexité en rassemblant l’essentiel des informations financières et opérationnelles d’une entreprise.

Pourquoi le reporting ?

Il s'agit de rendre les données facilement accessibles à des groupes cibles et des parties prenantes spécifiques. Cela peut avoir des fins à la fois interne et externe. Les informations sur l'entreprise et son environnement sont traitées sous forme de rapport, d'où le terme « reporting ». La nature des rapports varie, mais les tableaux et les graphiques sont couramment utilisés pour la présentation de reporting. Il est important de rendre les données accessibles et claires pour les utilisateurs.

Plus précisément, les rapports peuvent inclure des états financiers, des rapports de vente, des analyses de marché et d'autres informations qui aident les investisseurs, les actionnaires, les employés et les régulateurs à comprendre les performances et l'avenir de l'entreprise. Le reporting est important car il constitue la base pour prendre des décisions éclairées et aide les entreprises à devenir plus transparentes et dignes de confiance avec les parties prenantes.

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Les différents types de rapports

Formel ou informel

Un rapport formel est un rapport officiel. Ils ont tendance à avoir un style bien structuré. Les rapports formels sont généralement mis à la disposition d'experts ou de superviseurs externes. D'un autre côté, les rapports informels sont souvent rédigés dans un langage confortable et naturel. Dans de nombreux cas, les rapports informels sont destinés à des non-spécialistes ou à un usage interne.

Informatif ou analytique

Les rapports informatifs fournissent des données, des faits, des commentaires et d'autres types d'informations sans analyse ni recommandations. Les rapports analytiques, d'autre part, présentent des tentatives de résolution de problèmes. Les rapports analytiques fournissent à la fois des informations, des analyses et des recommandations.

Rapports périodiques

Des rapports périodiques sont utilisés pour enregistrer les données et résumer les résultats sur une base régulière. La période peut être enregistrée quotidiennement, mensuellement, annuellement ou à des intervalles définis par l'utilisateur.

Rapports fonctionnels

Les rapports peuvent être divisés en rapports comptables, états financiers, rapports marketing, rapports de vente, rapports de projet, etc. selon leur fonction.

Les outils utilisés pour le reporting

Le reporting prend beaucoup de temps et nécessite souvent beaucoup d'efforts. Pour vous aider, voici quelques outils que vous pouvez utiliser dans votre flux de travail lors de la création de rapports :

Les outils de gestion des tâches

Un outil de gestion des tâches est un outil qui permet aux équipes de suivre, de terminer et de collaborer sur le travail de manière asynchrone. Certains, comme Trello, sont semblables à un grand tableau recouvert de notes. Certains utilisent des méthodes de gestion de projet plus avancées, telles que Wrike et Jira, pour répartir le travail.

Un bon nombre de ces outils ont des fonctionnalités qui facilitent la création de rapports comme le suivi du temps et les rapports intégrés sur la santé.

Les outils de base de données et tableurs

Ces outils existent depuis longtemps et font désormais partie de la culture du bureau. Microsoft Excel, le tableur traditionnel, est un outil puissant pour la création de bases de données et la collecte de données, mais il existe de nombreuses alternatives. Les tableurs sont la méthode préférée pour rapporter et présenter des données quantitatives. Que vous rapportiez des budgets, des statistiques de vente ou des taux de conversion, votre tableur doit faire partie de votre pile de données.

Les outils de Business Intelligence

Les outils de Business Intelligence offrent la possibilité d'extraire des données de plusieurs sources, de les transformer et de les analyser. Par exemple, des outils comme Looker peuvent vous aider à voir les mesures de vos plateformes de paiement, sites Web et canaux marketing pour rendre compte de l'efficacité de vos campagnes marketing. Ces aspects contribuent tous à un reporting efficace. Les outils de Business Intelligence ne vous donnent pas toujours une meilleure visibilité sur des projets spécifiques, mais vous donnent une meilleure vue d'ensemble.

Les CRM

Les équipes commerciales utilisent le CRM pour suivre leur travail de closing de contrats et de recherche de nouveaux prospects. De nombreux CRM comme HubSpot et Salesforce disposent de puissantes capacités de création de rapports. Ils peuvent être utilisés pour générer des rapports de vente, des mesures de croissance, grâce à un éditeur de rapport avancé qui analyse et rapporte l'activité liée au CRM.

En bref, le reporting est un processus important pour les entreprises car il fournit des informations claires et fiables sur les performances et l'avenir. Il est important de s'assurer de la qualité et de la transparence des informations fournies dans le rapport et de s'assurer de la confiance de l'entreprise envers ses parties prenantes. Cependant, les rapports peuvent être complexes et doivent surmonter des défis tels que les obligations légales et la collecte de données fiables. Malgré ces défis, le reporting reste fondamental pour prendre des décisions éclairées et améliorer la transparence dans le monde des affaires.