Comment faire un rapport de vente efficace ?

Le reporting au sens large inclus tout type de rapport. Ici, nous allons nous concentrer sur le rapport d'analyse des ventes. C'est un document qui révèle les tendances affectant les performances des ventes sur une période de temps. Les informations contenues dans ces rapports permettent d'identifier les forces et les faiblesses de votre stratégie de vente.

Qu'est-ce que le reporting de vente ?

Le reporting de vente vous donne un aperçu de la situation de votre entreprise à un moment donné pour vous aider à évaluer la les risques, à prendre les meilleures décisions et à décider du type d'action à entreprendre.

• Un reporting de vente journalier détaille les activités quotidiennes des équipes de vente. Il a tendance à se concentrer sur les mesures de performance des ventes liées à votre processus de vente, telles que le nombre d'appels sortants, le nombre d'opportunités de vente ou le nombre de conversations avec les clients. Ce rapport n'inclut généralement pas de mesures de résultats, telles que la taille moyenne des échanges, qui ne sont significatives que sur une plus longue période. Vous pouvez utiliser des rapports de ventes quotidiens pour accroître la responsabilité et encourager la productivité.

• Un reporting de vente hebdomadaire suit les performances de vos commerciaux et de l'ensemble du service commercial sur une période de 5 jours ouvrables. Les rapports hebdomadaires incluent des mesures telles que le nombre d'appels/contacts, le temps de réponse des prospects et les rendez-vous réservés. Ces micro-reportings permettent aux responsables d'évaluer les progrès avant l'arrivée des reportings mensuels.

• Un reporting mensuel des ventes est une mesure à long terme des performances des ventes prise chaque mois. Il offre une vue plus large des performances que les autres types de rapports de vente car il dispose de suffisamment d'espace pour mesurer l'ensemble du cycle de vente. Les rapports de ventes mensuels suivent des mesures telles que le nombre de prospects marketing qualifiés, le nombre de réunions planifiées et le nombre de contrats remportés.

En les regroupant dans un tableau de bord des ventes, vous pouvez automatiser vos données et vous concentrer sur les tâches centrées sur l'utilisateur sans calculs manuels fastidieux ni exportations répétitives.

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Pourquoi les rapports de vente sont-ils importants ?

Les reportings de vente vous donnent accès à des données précieuses sur vos clients et les tendances du marché. Ils fournissent également des informations notables sur les performances de l'entreprise. Vous obtiendrez des réponses à des questions très importantes, telles que :

• Qui sont vos clients ?
• D'où viennent vos clients potentiels ?
• Qu'est-ce qui pousse vos clients potentiels à acheter ?
• Qu'est-ce qui les empêche d'acheter ?
• Quel est vôtre taux de réussite?

Les avantages du reporting de vente

1. Amélioration de la performance des équipes et des commerciaux Les rapports de vente fournissent des informations basées sur les données liées aux performances de vente des vendeurs et de l'ensemble de l'équipe. C’est ainsi qu’il est possible de détecter si votre vendeur sous-performant a besoin de coaching.

Il en va de même pour votre équipe. Si votre équipe n'atteint pas les objectifs de revenus fixés par votre entreprise, vous pouvez utiliser les reportings de vente pour déceler les lacunes et améliorer votre processus de vente.

2. Aide à la décision rapide Des décisions bien informées sont essentielles à une stratégie de vente réussie. C'est là que les reportings de vente se démarquent. Des reportings de vente réguliers permettent aux cadres et aux responsables d'itérer rapidement sur ce qui stimule la croissance de l'entreprise. Vous pouvez également surveiller et ajuster les stratégies de vente sous-performantes.

3. Booster le moral de votre équipe commerciale La génération de reportings de vente journaliers peut prendre du temps. Mais que vous le fassiez quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, ces rapports peuvent améliorer le moral de l'équipe. En d'autres termes, le reporting de vente crée une saine concurrence et encourage l'équipe de vente à rechercher les « meilleurs » résultats.

Quels sont les éléments clés d'un rapport de vente ?

Les facteurs clés dépendent du type de rapport. En général, un reporting sur les ventes doit inclure les mesures suivantes :

• Des KPI pertinents
• Le nombre d’unités vendues
• Les ventes nettes
• Les recettes totales
• La variation du pourcentage de KPI par rapport à la période du reporting précédent

Comment développer un rapport de vente

1. Définir le public et l'objectif du reporting

La première et la plus importante étape de la création d'un reporting de vente consiste à comprendre pour qui vous créez le reporting et ce que vous devez en apprendre. Cela vous aidera à décider quelles données inclure et comment présenter le document.

Pour rappel, vous envoyez un rapport mensuel sur l'activité des ventes à votre responsable, le directeur des ventes. Vous voulez montrer la productivité de votre équipe de vente et son lien avec les objectifs de revenus plus larges de l'entreprise.

Le reporting de vente de l'équipe marketing, en revanche, peut se concentrer sur les sources de prospects entrants.

2. Choisissez une période précise

Choisissez une période qui convient à l'objectif et à l'audience de votre reporting de vente :

• Reporting de vente journalier
• Reporting de vente hebdomadaire
• Reporting de vente mensuel

3. Recueillir des données pertinentes

Choisissez des mesures qui répondent à vos objectifs de reporting. Supprimez les chiffres flous et sans rapport qui n'ajoutent rien au contenu du reporting. À mesure que les entreprises augmentent leurs revenus, il devient plus difficile de suivre les performances et de surveiller diverses mesures. Il est ainsi bénéfique d’utiliser un CRM de vente pour collecter, organiser et analyser automatiquement vos données de vente.

4. Interprétez les données

Une fois que vous avez collecté vos données, analysez ce qu'elles signifient. Explorez les idées qui ne sont peut-être pas immédiatement évidentes. Supposons que votre service commercial ait dépassé les attentes en matière de ventes. Vous serez non seulement satisfaits des chiffres, mais vous pourrez également expliquer quels facteurs (internes et externes) ont aidé votre équipe à surperformer le mois précédent. Contextualisez toujours les informations dans vos reportings de vente afin que votre public puisse utiliser les données pour prendre des décisions.

5. Rendez le attrayant

Un reporting contenant uniquement des chiffres et du texte peut ne pas plaire à votre public. Visualisez vos données avec des diagrammes, des graphiques, des tableaux et d'autres infographies pour faciliter la compréhension de vos reportings de vente.

En bref

Le reporting de vente est un outils précieux pour mesurer les performances de votre équipe de vente et présenter les résultats à votre public.

Tant que vous avez les bonnes données en tête et votre public, vous pouvez être sûr de générer des rapports de vente efficaces lors de votre prochaine réunion !