Microsoft Exchange on-premise

Aperçu : Intégration Leexi + Microsoft Exchange on-premise

L’intégration permet à Leexi de rejoindre automatiquement vos réunions et d'en alerter les participants à l'avance. Une fois dans la réunion, votre assistant l'enregistre. A partir de cet enregistrement, Leexi vous fournit une retranscription complète de votre réunion, un résumé, une liste des follow-up tasks, des statistiques avancées et un tas d’autres fonctionnalités excitantes ! Et le mieux dans tout ça ? C’est que tout est automatique ! En connectant Leexi à votre calendrier Microsoft Exchange on-premise, votre assistant accède et se connecte automatiquement à vos meetings pour prendre des notes à votre place.

Comment intégrer Leexi et Microsoft Exchange on-premise ?

Il faut que vous ayez un accès administrateur à votre compte Leexi et à votre environnement Microsoft Exchange.

Si vous utilisez Microsoft Exchange on-premise (ou hébergé sur OVH par exemple), vous ne pourrez pas utiliser l'intégration du calendrier Outlook car elle utilise l'API Microsoft Graph qui n'est pas disponible avec Microsoft Exchange on-premise. Cette intégration doit être activée une fois pour l'ensemble de votre entreprise. Vous devez créer un compte de service, lui donner accès aux calendriers de vos utilisateurs et nous transmettre les informations d'identification, ce qui nous permettra de lire les calendriers de vos utilisateurs.

Étape 1 :

Créer un compte de service : Créez un nouveau compte utilisateur dans votre environnement Microsoft Exchange on-premise, avec le nom recommandé "leexi-service-account@your-domain.com". Cela vous coûtera une licence Microsoft Exchange supplémentaire. Choisissez un mot de passe sécurisé et enregistrez-le pour une utilisation ultérieure. Le 2FA doit être désactivé sur ce compte.

Étape 2 :

Donner l'accès : Vous devez maintenant donner à l'utilisateur du compte de service l'accès aux calendriers de tous les utilisateurs de votre compte qui auront besoin de l'intégration du calendrier Leexi.

• Si vous êtes hébergé sur OVH Cloud Allez sur votre serveur Exchange, "Email accounts" et cliquez sur les 3 points à côté d'un utilisateur auquel vous voulez donner accès et selectionnez "Manage Delegations"

Cochez la case "Permission d'accès", puis cliquez sur "Suivant" et "Confirmer"

Procéder ainsi pour chaque utilisateur que vous souhaitez connecter. Vous devrez également le faire lors de la création de nouveaux comptes utilisateurs.

• Si vous êtes auto-hebergé Si un pare-feu ou un VPN restreint l'accès au point de terminaison Exchange Web Services (EWS), vous devez ajouter les adresses suivantes à votre liste d'autorisation. Cela garantit que votre serveur Exchange est visible par Leexi : 13.39.26.202, 15.188.160.114 et 15.236.114.242.

Vous pouvez utiliser le script suivant :

$connectionUri = "https://ex5.mail.ovh.net/powershell" # example

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

# connect as an Admin
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange `
    -ConnectionUri $connectionUri `
    -Authentication Basic `
    -Credential $UserCredential `
    -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

$group = "LeexiAccessGroup"
# Create a security group
New-ADGroup -Name $group -GroupScope Global -GroupCategory Security
# Add members to the security group
Add-ADGroupMember -Identity $group -Members "user1@domain.com","user2@domain.com"

$serviceAccount = leexi-service-account@your-domain.com
# Grant calendar permissions to each member of the group
$members = Get-ADGroupMember -Identity $group
foreach ($member in $members) {
    $user = Get-Mailbox -Identity $member.SamAccountName
    if ($user) {
        Add-MailboxFolderPermission -Identity "$($user.UserPrincipalName):\Calendar" `
    -User $serviceAccount -AccessRights Reviewer
    }
}

Le compte de service aura accès à tous les utilisateurs du groupe, mais ne suivra pas automatiquement les nouveaux utilisateurs et ceux qui ont été supprimés.

Si vous souhaitez automatiser les commandes Powershell pour l'intégration de nouveaux utilisateurs, vous pouvez développer une tâche planifiée pour automatiser la gestion des groupes/permissions. Utilisez les mêmes commandes "d'ajout" que ci-dessus, et pour supprimer :

Remove-MailboxFolderPermission -identity "$($user.UserPrincipalName):\Calendar" -User $serviceAccount

Étape 3 :

Activer l'intégration Leexi : Une fois connecté à votre compte Leexi, naviguez dans "Paramètres". Cliquez sur "Mes Intégrations". Sélectionnez l'intégration "Microsoft Exchange on-premise" et cliquez sur "Activer". Saisissez les informations d'identification du compte de service que vous avez créé.

Pour l'url, sélectionnez l'url que vous utilisez pour vous connecter à votre boîte de réception dans le navigateur, par exemple : https://ex5.mail.ovh.net.

Étape 4 :

Vérifiez le mappage entre les utilisateurs Leexi et les utilisateurs Microsoft Exchange : Cliquez sur "Gérer" dans l'intégration pour vous assurer que chaque utilisateur Leexi est correctement associé à l'utilisateur Microsoft Exchange correspondant. Cela se fait automatiquement si les adresses e-mail correspondent, sinon vous pouvez modifier l'association manuellement.

Bravo, vous avez intégré Microsoft Exchange on-premise et Leexi !

Vous avez terminé ! Vous pouvez vérifier que l'intégration fonctionne en vous rendant sur la page principale du tableau de bord de l'application Leexi et en vérifiant que vos futures réunions apparaissent dans la section "Réunions à venir".

Les bénéfices de l’intégration

En intégrant Microsoft Exchange on-premise à Leexi :

• Gagnez du temps en automatisant la venue de Leexi dans vos meetings.
• Permettez à Leexi de rejoindre instantanément vos réunions.
• Gérez plus simplement votre assistant Leexi.

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